Risponde ai messaggi dei vostri clienti sul vostro numero WhatsApp, prenota gli appuntamenti direttamente sul calendario e passa allo staff chi ha bisogno di una persona. E la riattivazione dei contatti dormienti è pronta a partire.
LIVEAttivo sul vostro numero WhatsApp
22/22Scenari di conversazione superati
15Messaggi approvati da Meta
Cliente
Body Zone · rif. Luca Pulcini
Servizio
Assistente AI su WhatsApp
Report
Go-live · 2 agosto 2026
01
Come funziona, in uno sguardo
Il servizio è attivo: l'assistente virtuale di Body Zone risponde ai vostri clienti sul vostro numero WhatsApp. Risponde alle domande su orari, corsi e servizi, prenota gli appuntamenti direttamente sul calendario e, quando serve una persona, passa la richiesta a un responsabile. È collegato al vostro CRM, dove trovate ogni conversazione e ogni contatto.
Il numero WhatsApp Business è collegato, i messaggi della campagna sono approvati da Meta e le sequenze automatiche sono configurate nel gestionale. La riattivazione dei contatti dormienti è pronta a partire.
LIVE
Attivo dal 2 agosto 2026
22/22
Scenari di conversazione superati
15
Messaggi approvati da Meta
Il cliente scrive su WhatsApp: l'assistente risponde, prenota l'appuntamento sul calendario o passa la richiesta a una persona quando serve. Chi non vuole essere disturbato viene lasciato in pace.
Dice solo cose vere
Risponde solo con le informazioni ufficiali di Body Zone: orari, corsi, servizi, tutto preso dai materiali che ci avete fornito. Quando non sa una cosa non la inventa, ma la passa a un responsabile.
Prenota appuntamenti veri
Quando qualcuno vuole passare a trovarvi o provare la palestra, l'assistente propone gli orari liberi e fissa l'appuntamento direttamente sul vostro calendario, in tempo reale.
Mai prezzi né sconti in chat
Non comunica cifre in euro e non parla mai di sconti: per prezzi e abbonamenti invita sempre a passare al desk. Le trattative restano a voi.
Passa a una persona quando serve
Promozioni, reclami, questioni mediche, pagamenti o disdette: l'assistente non improvvisa. Raccoglie nome e numero e avvisa subito un responsabile, così nessun contatto va perso.
02
Provalo adesso
Qui sotto c'è l'assistente vero, lo stesso che risponde ai vostri clienti su WhatsApp. Scrivetegli come farebbe una persona: chiedetegli gli orari, i corsi, provate a chiedere il prezzo o a prenotare un appuntamento. Risponde in tempo reale.
È arrivato tutto quello che serviva per partire: numero collegato, calendario attivo, feedback recepiti e la lista dei non frequentanti, già caricata nel gestionale.
a) Collegare il numero WhatsApp al gestionale. — Fatto. Il numero è collegato e l'assistente risponde da lì. La guida passo passo resta in pagina, nella sezione Accedi al tuo gestionale (CRM), se in futuro vi servisse rivedere la procedura.
b) Collegare il vostro Google Calendar. — Fatto. Gli appuntamenti presi dall'assistente arrivano direttamente sul vostro calendario. La video-guida resta disponibile come riferimento: Guarda la video-guida (2 min).
c) Inviarci la lista dei contatti da riattivare. — Ricevuta e caricata. La lista dei non frequentanti da Sport Clubby è nel gestionale: è la base della campagna di riattivazione. Più avanti ci serviranno anche le liste con scadenze abbonamento e certificati: se ci mettete in contatto con chi vi segue su Sport Clubby, gestiamo noi le prossime estrazioni insieme a loro.
d) Provare il chatbot e mandarci i vostri feedback. — Ricevuti. I vostri riscontri sono stati recepiti e riportati nell'assistente. La sezione Provalo adesso resta attiva: potete continuare a provarlo quando volete.
Da parte vostra non serve altro per partire: al resto pensiamo noi.
Una sola cosa vi chiediamo. In questi primi giorni, se vedete una risposta dell'assistente che non vi convince o che suona strana, segnalatecela: bastano lo screenshot e il nome del contatto. Sono le segnalazioni che lo rendono sempre più preciso per Body Zone.
04
Accedi al tuo gestionale (CRM)
Il gestionale è il cuore del servizio: da qui vedete contatti, conversazioni e prenotazioni, in tempo reale. L'accesso è attivo e il numero WhatsApp è già collegato — qui sotto trovate credenziali e riferimenti, da tenere sottomano.
1) Entrate nel gestionale. Il link di accesso è app.infrastructures.ai: è questo l'indirizzo corretto anche se non trovate l'email di invito. Salvatelo tra i preferiti.
2) Collegate il numero WhatsApp. — Fatto. Il collegamento è completato e l'assistente risponde dal vostro numero. La guida qui sotto resta in pagina come riferimento, se un domani doveste rifare la procedura o aggiungere un secondo numero.
Vi consigliamo di cambiare la password al primo accesso, dalle impostazioni del vostro profilo.
Guida al collegamento di WhatsApp — già fatto, da consultare se serve. Il collegamento del vostro numero è completato. Lasciamo la guida in pagina come riferimento: descrive passo passo la procedura, utile se in futuro doveste ripeterla o collegare un altro numero.
Guida: collegare il numero WhatsApp (11 passi) — riferimento
Prima di iniziare vi servono due cose: un account Facebook Business collegato all'attività (se non l'avete lo prepariamo noi) e un numero dedicato a questo servizio, in grado di ricevere un SMS o una chiamata per il codice di verifica. Attenzione al numero: se non ha mai avuto WhatsApp, procedete come "numero nuovo"; se ha già WhatsApp Business attivo e volete continuare a usarlo dal telefono, sceglierete "Mantieni l'app sul telefono" (Passo 4); se ha WhatsApp normale (l'app gratuita), va prima disinstallato o disattivato, altrimenti la verifica dà errore.
Aprite il gestionale. Accedete con le credenziali qui sopra. Se siamo al telefono o di persona, lo facciamo insieme.
Andate nella sezione WhatsApp. Menu in alto a sinistra → Impostazioni (icona rotella), poi la voce WhatsApp nel menu laterale.
Cliccate "Connetti il tuo WhatsApp". È un pulsante verde o blu, tipo "Connect your WhatsApp" o "Collega WhatsApp".
Accedete con Facebook e scegliete l'opzione giusta. Si apre una finestra di Meta: entrate con l'account del vostro Business Manager e scegliete "Mantieni l'app sul telefono" oppure "Numero nuovo" in base alla situazione del numero.
Inserite il numero di telefono. Con il prefisso internazionale (es. +39 per l'Italia) e confermate.
Inserite il codice di verifica. Arriva via SMS o chiamata automatica. Se dopo 2-3 minuti non arriva, usate "Invia di nuovo" o "Chiamami invece" senza chiudere la finestra.
Scegliete il nome che vedranno i clienti. Il nome dell'attività esatto, senza emoji, slogan o parole promozionali: Meta può rifiutarlo se non è professionale.
Solo se "Mantieni l'app": scansionate il QR. Aprite l'app WhatsApp Business aggiornata, aspettate il messaggio da "Meta"/"Facebook Business" in chat e scansionate il QR con la funzione dentro l'app (non con la fotocamera normale). Verranno importati contatti e fino a 6 mesi di conversazioni: non chiudete la pagina.
Attendete la verifica di Meta, se richiesta. Se il Business Manager non è ancora verificato, l'approvazione può richiedere da poche ore a qualche giorno. È normale: vi avvisiamo appena è attivo.
Attivate le risposte (two-way). Tornate nelle Impostazioni WhatsApp e assicuratevi che invio e ricezione siano attivi: le risposte dei clienti compaiono nella sezione Conversazioni.
Facciamo un test insieme. Inviamo un messaggio di prova per verificare che parta dal gestionale, arrivi con il nome corretto e che la risposta torni visibile nel gestionale.
Da sapere dopo l'attivazione. Se il cliente scrive per primo avete 24 ore per rispondere liberamente; per scrivere voi per primi (promemoria, promozioni) serve un messaggio "modello" pre-approvato da Meta (ce ne occupiamo noi, approvazione da pochi minuti a 24 ore). Meta applica piccoli costi a consumo in base al tipo di messaggio: ve li spieghiamo in base al vostro piano.
Bastano cinque minuti al giorno. Tutto succede dentro il gestionale, con lo stesso accesso della sezione qui sopra: da lì leggete le conversazioni, rispondete quando volete farlo di persona, controllate gli appuntamenti e ritrovate ogni contatto.
1 · Vedere le conversazioni WhatsApp
Aprite il menu e andate su "Conversations" (Conversazioni). È la voce con l'icona dei messaggi, nel menu del gestionale.
Lì dentro ci sono tutte le chat tra i vostri clienti e l'assistente, aggiornate in tempo reale: cliccate su un nome e leggete lo scambio completo, dal primo messaggio all'ultimo.
Consiglio: nei primi tempi dateci un'occhiata una volta al giorno. È il modo più rapido per vedere l'assistente al lavoro e capire cosa chiedono le persone.
2 · Rispondere di persona a un cliente
Scrivete direttamente nella conversazione. Dalla stessa schermata di "Conversations", in fondo alla chat c'è il campo per il messaggio: quello che scrivete parte dal numero WhatsApp della palestra, come se rispondeste dal telefono.
Volete seguire voi un cliente da lì in avanti? Scriveteci: mettiamo in pausa l'assistente su quel contatto, così da quel momento risponde solo il vostro staff.
Quando è il cliente a chiedere espressamente una persona non dovete fare nulla: l'assistente si fa da parte da solo e vi avvisa che serve un responsabile.
3 · Vedere gli appuntamenti prenotati
Menu → "Calendars" (Calendario). Aprite il calendario Appuntamenti Body Zone.
Ogni prova o appuntamento fissato dall'assistente compare qui, con nome e numero di telefono del cliente, nel giorno e nell'orario scelti.
Consiglio: apritelo la mattina, così sapete subito chi arriva in giornata.
4 · Cercare un contatto (e capire da dove arriva)
Menu → "Contacts" (Contatti). Nella ricerca in alto cercate per nome o per numero di telefono.
Aprite la scheda del contatto. Su chi fa parte della campagna di riattivazione trovate delle etichette che dicono a che punto è la persona: chi ha risposto, chi ha fissato un appuntamento, chi ha chiesto di non essere più ricontattato.
Chi chiede di non essere più ricontattato viene escluso in automatico: non riceve più nulla, senza che dobbiate fare niente.
Se qualcosa non torna, scriveteci. Se una risposta dell'assistente non vi convince o notate qualcosa di strano, mandate uno screenshot a Lorenzo: sistemiamo noi. E quando la board di monitoraggio sarà attiva, aggiorniamo questa pagina con il tutorial anche per quella.
06
Cosa è stato realizzato
Assistente addestrato sui vostri materiali
Abbiamo istruito l'assistente sui documenti reali di Body Zone: le FAQ che il vostro staff usa ogni giorno su WhatsApp, gli orari di apertura, il palinsesto dei corsi e i vostri esempi di conversazione. Così, quando un cliente fa una domanda concreta (a che ora aprite, se fate pilates reformer, come funziona la prova), l'assistente risponde solo con quello che c'è nei vostri materiali e non inventa nulla. Se la risposta non c'è, la gira a un responsabile.
07
Come si comporta
Il comportamento dell'assistente l'abbiamo costruito sui vostri materiali: le FAQ, il palinsesto e il tono delle conversazioni reali del vostro staff. Le regole valgono in ogni conversazione, senza eccezioni.
Le regole che rispetta sempre
Mai prezzi in euro e mai sconti: per costi e abbonamenti invita a passare al desk, dove trovate insieme la soluzione migliore.
Il primo ingresso è in omaggio: lo propone come invito a venire a provare la struttura e lo gestisce come una normale prenotazione, senza cifre in chat.
Niente consigli medici o schede di allenamento via chat: sono argomenti da persona, e li passa a un responsabile.
Un obiettivo chiaro: portare la persona a fissare un appuntamento o una visita in struttura, con gentilezza e senza forzare.
Rispetta subito chi non vuole essere ricontattato: un "STOP" chiude tutto, all'istante e per sempre.
Se gli chiedono se è un assistente virtuale, lo dice con onestà: non finge mai di essere una persona.
Due esempi di conversazione
Esempio · chiede il prezzo
BZBody Zone online
Ciao, quanto costa l'abbonamento mensile?16:04
Ciao! 😊 Per i prezzi ti aspettiamo volentieri al desk, così vediamo insieme la soluzione più adatta a te e ai tuoi obiettivi. Ti va se ti fisso un appuntamento per venirci a trovare?16:04 ✓✓
Sì volentieri16:05
Perfetto! 💪 Come ti chiami e a che numero possiamo ricontattarti?16:05 ✓✓
Esempio · prenota una prova
BZBody Zone online
Vorrei venire a provare la palestra10:12
Che bello! 😊 Il primo ingresso è in omaggio, così vieni a conoscere la struttura senza pensieri. Intanto ti fisso l'appuntamento: come ti chiami e a che numero ti ricontattiamo?10:12 ✓✓
Marco, 333 456 789010:13
Perfetto Marco! Ho questi orari liberi: il 12 luglio alle 17:30 oppure il 13 luglio alle 10:00. Quale preferisci?10:13 ✓✓
Il 12 alle 17:3010:14
Fatto! Ti aspettiamo il 12 luglio alle 17:30 in Body Zone! 💪10:14 ✓✓
A sinistra: chiede il prezzo, l'assistente lo invita al desk e apre la prenotazione. A destra: prenota una prova e l'appuntamento finisce davvero sul calendario.
08
Le sequenze automatiche, testi definitivi
Approvati da voi e da Meta. I testi qui sotto, scritti dal nostro team marketing nella voce di Carlotta, sono stati confermati da voi e approvati da Meta/WhatsApp. Le cinque sequenze sono configurate nel gestionale. Chi risponde viene gestito dall'assistente, chi chiede una persona viene passato subito allo staff, e chi scrive STOP non riceve più nulla.
Cinque sequenze automatiche, una per ciascuna delle scadenze che ci avete indicato in fase di intake: riattivazione ex clienti, scadenza abbonamento, rinnovo documenti/certificati, richiamo periodico, compleanno/anniversario.
SEQ 1 · Riattivazione ex clienti e scaduti
Msg 1 — iniziale
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta di Body Zone. Ti dico una cosa che vedo tutti i giorni dal desk: quasi nessuno "decide" di smettere di allenarsi. Salta una settimana per lavoro, poi una per stanchezza… e sei mesi dopo rientrare sembra come scalare una montagna. Ti capisco! Per questo abbiamo creato l'ingresso omaggio per chi è stato con noi: un allenamento per ricordarti la sensazione di quando finisci e ti senti di nuovo tu. Ti va di riprovare? Dimmi il giorno che preferisci e al resto penso io.
Per non ricevere più questi messaggi rispondi STOP.
Msg 2 — follow-up 1
Ciao {{1}} 😊 Sono sempre Carlotta! Sai qual è la frase che sento più spesso da chi rientra dopo tanto tempo? "Non era come pensavo… pensavo peggio". Perché il corpo si ricorda del buon lavoro che hai fatto, e la parte difficile non è l'allenamento: è solo varcare la porta la prima volta. Il resto vien da sé. L'ingresso omaggio che ti abbiamo riservato serve esattamente a quello. Dimmi il giorno che preferisci iniziare e ti dico come possiamo procedere.
Msg 3 — follow-up 2
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta! Le giornate piene sono uguali per tutti, ma diciamocelo, chi si allena le affronta con una marcia in più: più energia, meno stress, e la soddisfazione che ti porti dietro fino a sera. Per aiutarti a ripartire serenamente ti abbiamo riservato un ingresso omaggio, valido una settimana da quando ricevi questo messaggio. Per cui se ti interessa, questo è il momento giusto. Scrivimi anche solo "ci sono" e ti spiego tutto nei dettagli 💪
SEQ 2 · Scadenza abbonamento
Msg 1 — iniziale
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta di Body Zone. Come stai? Ho visto che il tuo abbonamento scade il {{2}} e ti scrivo in anticipo per una ragione precisa: se sistemiamo tutto prima, non ti fermi neanche un giorno e i risultati che hai costruito restano tuoi. Mi farebbe piacere dedicarti 5 minuti prima o dopo il tuo allenamento: facciamo il punto sul tuo percorso e ti racconto le opzioni per continuare. Scrivimi l'orario e ti segno l'appuntamento 😉
Msg 2 — follow-up 1
Ciao {{1}} 😊 Sono sempre Carlotta! Una cosa che vedo spesso: chi si ferma "solo un paio di settimane" tra un abbonamento e l'altro poi fatica il doppio a riprendere il ritmo. Ecco perché ci tengo a vederti prima del {{2}}: se passi anche solo per 5 minuti al desk ti spiego come possiamo continuare. Passi questa settimana?
Msg 3 — follow-up 2
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta! Come già anticipato nello scorso messaggio, il tuo abbonamento scade il {{2}}, ma c'è una cosa che voglio dirti prima che succeda: chi rinnova senza interruzioni entra di diritto nel programma Fidelity, con vantaggi riservati a chi sceglie di continuare il proprio percorso con noi. Mi piacerebbe raccontarteli di persona: scrivimi quando puoi passare e ti spiego tutto in appena 5 minuti 🤗
SEQ 3 · Rinnovo documenti / certificati
Msg 1 — iniziale
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta di Body Zone. Ti scrivo per avvisarti che il tuo certificato medico scade il {{2}}. Te lo dico in anticipo perché tra prenotare la visita e avere il documento passano sempre più giorni del previsto, e mi dispiacerebbe vederti fermo proprio per questo. Se ti serve una dritta su come muoverti, scrivimi pure qui!
Msg 2 — follow-up 1
Ciao {{1}} 😊 Sono sempre Carlotta! Lo so, il certificato è la classica cosa che si rimanda "a domani"… solo che il {{2}} arriva comunque 😄 Ti basta prenotare la visita adesso e te ne dimentichi per un anno intero. Se ti serve una mano ci sono 💪
Msg 3 — follow-up 2
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta! Volevo mandarti l'ultimo promemoria riguardo la scadenza del tuo certificato medico (che ti ricordo scade il {{2}}). Come ben sai, senza un certificato valido, per legge non possiamo più farti allenare, e ci dispiacerebbe davvero. Appena hai la data della visita scrivimela così la segno. Se invece hai già fatto tutto, al tuo prossimo allenamento ti chiedo di portarmelo al desk, grazie! 🤗
SEQ 4 · Richiamo periodico
Msg 1 — iniziale
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta di Body Zone! È un po' che non ti vedo in sala e volevo sapere come stai. Oltre tutto, devi sapere che capita a tutti di rallentare: a volte sono gli orari che non si incastrano più, a volte una scheda diventata routine, a volte solo un periodo pieno. Se c'è qualcosa che possiamo sistemare dimmelo pure: troviamo insieme il modo di riprendere il ritmo 💪
Per non ricevere più questi messaggi rispondi STOP.
Msg 2 — follow-up 1
Ciao {{1}} 😊 Sono sempre Carlotta! Ci ho pensato: quasi mai serve stravolgere tutto per ritrovare la voglia. A volte basta un orario diverso, un corso nuovo o una scheda rivista con obiettivi freschi. Ci vediamo 5 minuti in palestra e troviamo la formula giusta per te? Dimmi quando puoi passare questa settimana e ci organizziamo.
Msg 3 — follow-up 2
Ciao {{1}} ☀️ Sono Carlotta di Body Zone! Niente di urgente: solo che la tua sala ti aspetta e ci farebbe davvero piacere rivederti. E se sono gli orari a complicarti la vita, in settimana siamo aperti dalle 6:30 del mattino fino alle 22: una fascia che si incastra c'è sempre, anche nei periodi impossibili. Sei d'accordo? Fammi sapere 🙂 A presto!
SEQ 5 · Compleanno / anniversario
Msg unico — compleanno
Ciao {{1}} 🎉 Sono Carlotta e da parte di tutta Body Zone… buon compleanno! Ti auguriamo un anno pieno di energia, dentro e fuori dalla palestra. Festeggia alla grande, oggi l'allenamento più importante è spegnere le candeline! Ancora tanti auguri!
Msg unico — anniversario di iscrizione
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta di Body Zone! Oggi è una data speciale: {{2}} anni esatti dal tuo primo allenamento con noi. Grazie di averci scelto e di far parte della famiglia Body Zone: è per persone come te che facciamo questo lavoro. Se passi in questi giorni fatti riconoscere al desk, ci farebbe piacere farti gli auguri di persona!
Msg unico — onomastico
Ciao {{1}} 😊 Sono Carlotta di Body Zone! Oggi è il tuo onomastico e non potevamo non farti gli auguri: passa una bellissima giornata! E se ti va di festeggiare in palestra… se passi oggi gli auguri te li facciamo anche di persona! A presto, Carlotta
Template approvati, sequenze pronte. I 15 messaggi hanno superato l'approvazione di Meta/WhatsApp e le cinque sequenze sono configurate nel gestionale. La campagna di riattivazione parte a breve, in modo graduale: partiamo da un primo gruppo di contatti dormienti, leggiamo le risposte e poi allarghiamo.
09
Come l'abbiamo testato
Prima di andare live abbiamo testato l'assistente in 22 conversazioni complete, con clienti realistici (entusiasti, diffidenti, indecisi, persone che insistono per avere un prezzo o uno sconto, domande trabocchetto e tentativi di farlo sbagliare). Ha superato tutti e 22 gli scenari. Abbiamo anche fissato prenotazioni reali per verificare che l'appuntamento finisse davvero sul calendario, poi le abbiamo ripulite.
Cosa abbiamo verificato
AreaEsito
Risposte su orari, corsi e serviziCorrette e fedeli ai vostri materiali ufficiali
Riservatezza sui prezziMai una cifra in euro, nemmeno con domande dirette e insistenti
Nessuno sconto, maiRegge le richieste di sconto insistite senza cedere
La prova spiegata beneSempre come primo ingresso in omaggio, senza cifre in chat
Prenotazione sul calendarioAppuntamenti reali creati e verificati, poi ripuliti
Passaggio a una personaPromo, reclami, pagamenti e temi medici girati al responsabile
Rispetto di chi dice STOPUn "no" fermo chiude, chi scrive STOP esce da tutto
Domande trabocchetto e provocazioniResta in personaggio, non si fa portare fuori strada
Onestà sull'essere un assistenteLo dichiara sempre, non finge mai di essere una persona
Stile WhatsAppMessaggi brevi, caldi, nel tono del vostro staff
L'assistente, in breve
CanaleWhatsApp: risponde a chi scrive e ricontatta gli ex clienti
Cosa sa fareInfo su orari, corsi e servizi, prenota sul calendario, passa allo staff
Regole ferreeMai sconti, mai prezzi in chat, mai consigli medici o di allenamento
ObiettivoPortare la persona a fissare un appuntamento o una visita in struttura
Collaudo22 conversazioni su 22 superate, prenotazioni reali verificate
10
Prossimi passi
L'assistente è attivo e risponde. Da qui in avanti il lavoro si sposta sulla campagna di riattivazione e sull'osservazione delle prime conversazioni reali.
Partenza graduale della riattivazione. Iniziamo a contattare i vostri contatti dormienti a scaglioni, partendo da un primo gruppo: leggiamo come rispondono e poi allarghiamo. Meglio andare per gradi che riempire il desk di richieste tutte insieme.
Board di monitoraggio lead nel gestionale, in attivazione. È l'unico pezzo non ancora attivo. Quando sarà pronta vedrete ogni contatto avanzare da nuovo ad appuntamento fissato a iscritto, con tutto in una sola schermata. Vi avvisiamo noi quando è disponibile.
Monitoraggio quotidiano nelle prime settimane. Leggiamo ogni giorno le conversazioni reali e ritocchiamo l'assistente dove serve: una risposta poco chiara, una domanda che non avevamo previsto, un passaggio allo staff da anticipare.
Restiamo in contatto. Ci sentiamo per commentare insieme i primi risultati: quante conversazioni, quanti appuntamenti fissati, cosa vale la pena aggiustare.